更新する資料が多くて困っていませんか？私は困っています。Visioのネットワーク図を更新した後に、Excelの機器管理台帳を更新するのが面倒で面倒で。。。。なぜ同じ情報を2度も入力しなければならないのか。。。
色々と調べた結果、Visioのネットワーク図を更新するだけで済む方法を見つけたので、備忘の意味も含めてメモします。自宅PCにVisioが入っていないので、画面キャプチャはないです。。なお、使っているVisioは2007Proです。
その1：Ciscoステンシルへのデータカテゴリ追加
まずは下準備です。本手順は図形データ機能を利用します。基本ステンシルにはデータのカテゴリが作成済みなのですが、Ciscoのステンシルなどのマスタシェイプには図形データのカテゴリが作成されていないので、一から定義します。
1：ファイル＞図形を選択し、図形バーを表示
2：対象のステンシルのタイトルを右クリック＞ステンシルの編集
3：データを追加したいステンシルを右クリック＞マスタシェイプの編集＞マスタシェイプの編集
4：対象シェイプを右クリック＞データ＞図形データ
5：管理したいデータのカテゴリを定義する
6：上書き保存し、シェイプの編集を終了
7：データを追加したステンシルのタイトルを右クリック＞上書き保存
その2：対象機器へのデータ追加
図形データのカテゴリを定義したステンシルを使い、ネットワーク図を作成します。その際に、各図形にデータを入力していきます。
1：表示＞図形データウィンドウを選択し、ウィンドウを表示する
2：データを追加したいステンシルを選択し、図形データウィンドウで粛々と情報を入力する
その3：データをラベルとして表示する
入力した情報を図面上に表示します。ネットワーク図にホスト名や型番、IPアドレスはつきものです。これらの記載に新しいテキストツールを使うのは時間の無駄です。データとして登録したのですから、それを利用してラベルをつけましょう。
1：ツール＞アドオン＞地図とフロアプラン＞図形にラベルをつける
2：ラベル1～4で表示させたいカテゴリーを選択する
表示されたラベルは、フォントの書式で変更可能です。表示位置はテキストブロックツールで変更します。
なお、残念なことに、データのカテゴリは図面上に最大4つしか表示させられません。。。表示させるなら「ホスト名、IPv4アドレス、IPv6アドレス、型番」の4つでしょうか。図面上に表示できる数は限りがありますが、後述するレポートには全て含める事が可能ですので、構成管理したい情報は全で入力しましょう。
その4：データからレポートを作成
先ほどデータとして入力した情報を利用してレポートを作成します。
1：データ＞レポートを選択
2：新規を選び、集計したいカテゴリ用のレポートを定義する
3：作成した定義を選択し、実行する
そうすると、良い感じの表が表示されるはずです。この表示順に合わせて構成管理台帳のフォームを作成しておき、表示された表を全コピー＞値貼り付けすれば、綺麗な構成管理台帳の完成です。
ネットワークの情報が変更になった際には、ネットワーク図の修正（お絵かき＆データ）を行い、改めてレポート作成＞フォームに全コピペを行うだけで、Excelの管理台帳が最新になります。ネットワーク構成を変更したら、ネットワーク図は絶対直しますよね？？VisioとExcelを2度編集するよりは簡単だと思います。ネットワーク図と構成管理台帳に差異が出ちゃう現象も解消出来ますので、一石二鳥です。